اعتبار سنجی قرار گرفتند. لازم به ذکر است که در مراحل مختلف این تحقیق از روش‌های پرسشنامه و مصاحبه برای جمع‌آوری داده‌ها، نظرات و بازخوردهای متخصصین و کارمندان اداره استفاده شده است.

فصل اول

1- مقدمه

1-1- شرح مسئله

یک روش مدیریت پیکربندی (CM[1]) هوشمند به سازمانها اجازه می دهند تا منابع IT[2]خود را در حد ماکزیمم سودمندتر و قابل اطمینان تر سازند. توسعه دهندگان هر برنامه نیاز به توجه ویژه حدودا 60 درصد تاثیرات سرویس، به سبب مشکلات پیکربندی می باشند. بسیاری از آیتم‌ها در طول یک دوره حیات محصول یا سرویس تغییر می کنند و حفظ دنباله این تغییرات مهم هستند. مباحث مربوط به CM ضعیف، شامل شکست‌های مربوط به سیسستم، شکست سرویسهای کلیدی، کارایی ضعیف و کاهش بهره وری بوده و نتیجتا باعث تاثیر جدی در تجارت می شود.[1]

هدف اصلی مدیریت تغییرات، حذف تمام تغییرات محصول نیست ولی کمک به حداقل کردن تاثیرات منفی از تغییرات ضروری بوده و از تغییرات غیر ضروری اجتناب می کند.[2]

از نمای مدیریت پروژه[3]، CM یک فعالیت مدیریتی است که تعریف یک محصول، سیستم یا فرآیند را در طول تعریف کل چرخه حیات، مدیریت می کند. CM به متخصصان پروژه کمک می کند تا تضمین کنند محصولات و سیستم‌ها، نیازمندی‌های فیزیکی و عملیاتی تعریف شده خود را برآورده می کنند و هر تغییری روی نیازمندی‌هایشان به سختی کنترل شده، به دقت شناسایی شده و به ثبت می رسند. با انگیزه‌هایی در کاهش زمان توسعه محصول، حداقل سازی هزینه در طول حیات و افزایش کلی کیفیت محصول، CM یک بخش ضروری از استراتژی تحویل محصول می باشد. CM اولین بار بصورت رسمی توسط دپارتمان دفاع آمریکا در دهه 1950، بدلیل فقدان یکریختی و ناسازگاری داده‌ها و مباحث کنترل تغییرات در مسابقه ای برای پرتاب موشک انداز آغاز شد. سازمان استانداردسازی بین المللی اولین راهنما را در CM به شکل ISO-10007 در سال 1994 شامل cm در نیازمندی بر اساس استانداردهای هوافضا مثل AS-9100، تعریف نمود. CM یکی از مهمترین نواحی فرآیندی در مدل‌های بلوغ فرآیند توسعه داده شده توسط مهندسی نرم افزار می باشد.CM یک فعالیت Through Life است که چرخه حیات پروژه را مدام گسترش می دهد. جهت برقراری و حفظ یکپارچگی سیستم/محصول سرتاسر چرخه حیات، CM یک فعالیت تکراری و مداوم است [3]

سازمان ثبت اسناد شامل فرآیندهای متعدد خدماتی جهت ایجاد، تغییر، استعلام در مورد انواع اسناد مالکیت است. بنابراین حفاظت از اسناد مالکیت و کنترل دسترسی به اطلاعات آن‌ها یکی از اهداف اساسی سازمان است. از طرف دیگر، این سازمان در تعامل مستقیم با قوه قضایه، دفاتر ثبت اسناد رسمی، سایر سازمان‌ها و ادارات دولتی و خصوصی، همچنین ارباب رجوع، به ارائه خدمات می پردازد، از اینرو نیازمند بکارگیری فرآیندها و روال‌های با کیفیت جهت مواجه با تبادل گسترده اطلاعات می باشد. از جمله اهداف کیفیت در این سازمان می توان به سرعت بالا، هزینه کمتر، قابلیت دسترسی بالا، دقت در ثبت و نگهداری اسناد و اطلاعات، سهولت استفاده از خدمات و رضایت ارباب رجوع اشاره کرد. دستیابی به اهداف فوق الذکر مستلزم تعریف و بکارگیری صحیح فرآیندهای مدیریت پیکربندی در سازمان است. فرآیندهای مدیریت پیکربندی به عنوان یکی از نواحی فرآیندی در اکثر مدل‌ها و استاندارهای بهبود فرآیند همچون CMMI [4][4]، PMBOK [5]، ITIL مطرح است. این ناحیه تعریف و اجرای صحیح فرآیندهای سازمان در سایر نواحی (مثلا نواحی مدیریت نیازمندی‌ها، طرح ریزی پروژه یا تضمین کیفیت فرآیند و محصول) را تضمین کرده، لذا از اهمیت بالایی برخوردار است. با این وجود ملزومات و رهنمون‌های ارائه شده در این مدل‌ها، بصورت کلی بیان شده و به عبارت دیگر فاقد جزئیات و نحوه ‌پیاده‌سازی در سازمان‌های مختلف است. بنابراین ابتدا باید هریک از این مدل‌ها را بر اساس اهداف، نیازها و شرایط سازمان بومی‌سازی کرد تا قابل ‌پیاده‌سازی شوند[5]. اما فرآیند بومی‌سازی نیازمند وجود تخصص در زمینه کاری سازمان و مدل مورد استفاده برای بهبود فرآیند، برنامه ریزی مناسب و تخصیص منابع موردنیاز است، در غیر اینصورت با خطر شکست مواجه خواهد بود [6]. در این راستا اولویت‌بندی بهبود فرآیندها می تواند نقش بسزایی در آغاز و هدایت بهبود فرآیند بر اساس نیازها و منابع موجود بویژه در سازمان‌های کوچک و متوسط (SME[6]) داشته باشد.

چالش‌ها و موانعی که در بومی‌سازی مدیریت پیکربندی وجود دارد، بسیار بوده و به همین دلیل نیاز است تا آنها را جهت ارائه طرح بهتر مدیریت پیکربندی شناسایی کرده و برای آنها راه حل‌هایی با توجه به مدل مورد استفاده بیابیم. چالش‌ها از قبیل این موارد می باشد: فقدان پشتیبانی مدیریت ارشد سازمان، هزینه‌های بالا نسبت به مزایای CM، فقدان آموزش کافی در ناحیه CM برای پرسنل سازمان، فقدان طرح جاری CM و ضعف در تعریف نیازمندی‌های CM[3]

لازم به ذکر است که بصورت کلی هدف اصلی برنامه بهبود فرآیند، اصلاح جریان کاری فرآیندها در سطح سازمان است که این امر می تواند با بهره گرفتن از ابزارهای مناسب مورد پشتیبانی قرار گیرند[7].

2-1- انگیزه تحقیق

بومی‌سازی صحیح CM در سازمان ثبت اسناد شامل تاثیرات مثبت و کارای زیر می باشد:

اول اینکه، محافظت از داده‌ها و منابع دیگر، بطوریکه محصولات همیشه برای مشتری در دسترس بوده و یا در زمان شکست، بصورت خیلی سریع قابل بازگشت باشند. مواردی که بهمراه بازبینی آنها برای سازمان دارای اهمیت بوده و لذا نباید از بین بروند و باید همیشه در دسترس باشند شامل نقشه ملک، مشخصات مالک، مشخصات ملک، میزان مالکیت افراد، گزارش‌های تهیه شده پس از بازدید از ملک، می باشند.

دوم، پایش و کنترل روال‌ها و فرآیندهای سازمان که خود منجر به دو مزیت در سازمان ثبت اسناد می شود: تعریف روالها و فرآیندهای سازمان بصورت درست و کامل، که باعث به حداقل رسیدن تداخل در کار پرسنل می شود و اینکه پرسنل روال‌ها را دنبال می‌کنند و تهیه راه آسان جهت دنبال‌کردن روال‌ها می باشد.

سوم، ارزش نهادن به کار ارباب رجوع می باشد بطوریکه نیاز آن در کمترین زمان و هزینه ممکن، برآورده می شود.

چهارم اینکه، ارائه خدمات بصورت مطمئن و قابل اعتماد است و تولید سند دارای عیب‌های اساسی از این قبیل نیست: تعارض با زمین‌های مجاور، مشخصات اشتباه ملک، مشخصات اشتباه مالک.

پنجم، تولید محصولات با کیفیت بالا می باشد بطوریکه قابلیت وفق پذیری بالا داشته باشد برای مثال ساده‌تر شدن تفکیک ملک و قابلیت نگه‌داری بالا بدین معناست که در صورت بروز خطا مشکل سریعتر حل شود.

ششم، باعث مصرف درست از منابع بخصوص منابع انسانی شده که نتیجتا باعث حداقل‌سازی تلاش پرسنل می شود.

اولویت‌بندی SPI در ناحیه CM دارای نتایج زیر است: مشاهده سریعتر نتایج SPI[7]، سرمایه‌گذاری جهت رفع مسائل اصلی( مهمترین موارد) و همچنین دستیابی به نتایج بیشتر در زمان و هزینه مشخص می باشد.[8]

چالشها و موانعی که در بومی‌سازی مدیریت پیکربندی در این سازمان باید یافت می شد از قبیل موارد ذیل بوده که در فازهای مختلف مدل انتخابی برای آنها راهکارهایی نیز